Tìm hiểu thêm về Pixta Vietnam
🌐 Website: https://pixta.vn/careers
🏠 Fanpage: https://www.facebook.com/pixtaVN
🔖 LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/pixta-vietnam/
Sau khi tham gia workshop tại Pixta Vietnam với chủ đề: Constructive Feedback, tôi đã hiểu được cách đưa ra phản hồi (feedback) hiệu quả cho người bằng các bài học từ thực tế và dẫn dắt người nghe từ việc quan sát, nhận định, và cùng thảo luận về những mục chính khi đưa ra phản hồi cho những người xung quanh.
Đặc biệt hơn, tôi đã tìm ra 1 khái niệm khác – Feedforward. Nếu Feedback tập trung vào những điều đã xảy ra và thường được sử dụng để cải thiện trong quá khứ, thì Feedforward tập trung vào những điều có thể được cải thiện trong tương lai. Trong bài viết này, tôi muốn giới thiệu đến các bạn về cả hai khái niệm này, cùng với những ứng dụng thực tế trong cuộc sống và công việc của chúng ta.
Feedback và Feedforward là gì?
Feedback và feedforward là hai thuật ngữ thường được sử dụng thay thế cho nhau, với những điểm chung như:
- Là các công cụ để giúp cá nhân cải thiện hiệu quả làm việc và đạt được mục tiêu.
- Cả Feedback và Feedforward đều cần phải được cung cấp đầy đủ, chính xác và khách quan để đảm bảo tính hiệu quả.
- Cả feedback và feedforward đều có thể được sử dụng để cải thiện năng suất và tăng cường sự tự tin cho cá nhân.
Sự khác biệt cơ bản giữa Feedback và Feedforward
- Feedback thường được cung cấp sau khi đã hoàn thành một hoạt động hoặc một nhiệm vụ, trong khi Feedforward được cung cấp trước khi thực hiện hoạt động hoặc nhiệm vụ.
- Feedback nhấn mạnh vào việc cải thiện các hoạt động trong quá khứ, trong khi Feedforward tập trung vào việc cải thiện các hoạt động trong tương lai.
- Feedback thường được cung cấp bởi người đứng đầu hoặc người có kinh nghiệm, trong khi Feedforward có thể được cung cấp bởi bất kỳ ai có kinh nghiệm hoặc sự hiểu biết về nhiệm vụ hoặc hoạt động cần được cải thiện.
- Feedback thường tập trung vào việc sửa chữa những điểm yếu của cá nhân, trong khi Feedforward tập trung vào việc phát triển và tận dụng các điểm mạnh của cá nhân.
- Feedback thường được cung cấp dưới dạng bình luận hoặc đánh giá, trong khi Feedforward thường được cung cấp dưới dạng lời khuyên và hướng dẫn.
Ví dụ
- Feedback: Bạn là một nhân viên kinh doanh và đã hoàn thành một cuộc gặp khách hàng. Sau cuộc gặp, quản lý của bạn cung cấp cho bạn feedback về cách bạn xử lý với các tình huống trong buổi gặp mặt. Quản lý của bạn đã cho rằng bạn cần cải thiện kỹ năng giao tiếp và cách tiếp cận để tăng khả năng bán hàng.
- Feedforward: Bạn chuẩn bị tham gia 1 buổi thuyết trình giới thiệu sản phẩm với khách hàng. Bạn đưa kế hoạch của mình cho một người có kinh nghiệm hơn và họ cung cấp cho bạn feedforward về cách thuyết trình của bạn có thể được cải thiện trước khi bạn bắt đầu thực hiện thuyết trình. Họ đề xuất bạn nên sử dụng các hình ảnh Dũng họa để tăng tính trực quan và mạch lạc trong thuyết trình của mình.
Các tình huống phản hồi bằng Feedback hoặc Feedforward
Trên thực tế, khi một vấn đề xảy ra, chúng ta vẫn có thể đưa ra những lựa chọn về việc xử lý các tình huống phản hồi bằng Feedback hoặc Feedforward.
Tình huống 1:
Trong một cuộc họp, một nhân viên đã nói quá nhiều và đã che phủ giọng nói của những người khác, gây ra sự khó chịu cho những người khác trong cuộc họp.
- Sử dụng Feedback: Sau cuộc họp, quản lý có thể cung cấp feedback cho nhân viên đó, thông báo cho họ về tình huống và những ảnh hưởng tiêu cực của hành động của họ đến những người khác trong cuộc họp. Quản lý có thể cung cấp cho nhân viên các giải pháp để tránh tái diễn tình huống này trong tương lai.
- Sử dụng Feedforward: Vài ngày sau cuộc họp, có thể trong buổi họp 1-1 hoặc lựa chọn một1 thời điểm tích hợp. Quản lý có thể cung cấp feedforward bằng cách đưa ra các lời khuyên và hướng dẫn để giúp nhân viên phát triển kỹ năng giao tiếp của họ. Ví dụ, quản lý có thể đề xuất cho nhân viên này tham gia các khóa học hoặc chương trình đào tạo để cải thiện kỹ năng giao tiếp của mình. Quản lý cũng có thể cung cấp phản hồi liên tục và những hướng dẫn cụ thể cho nhân viên về cách cải thiện kỹ năng giao tiếp của họ.
Như vậy, trong ví dụ Feedback, quản lý đưa ra đánh giá và giải pháp cải thiện cho một tình huống đã xảy ra trong quá khứ. Trong khi đó, trong ví dụ Feedforward, quản lý cung cấp hướng dẫn và lời khuyên để giúp nhân viên cải thiện kỹ năng giao tiếp của mình trong tương lai.
Tình huống 2:
Một nhân viên đã đến muộn vào buổi họp và đã gây ảnh hưởng đến tiến độ của cuộc họp.
- Sử dụng Feedback: Sau khi cuộc họp kết thúc, người quản lý có thể cung cấp feedback cho nhân viên, bao gồm đề cập đến việc nhân viên đến muộn và ảnh hưởng của hành động này đến tiến độ cuộc họp. Người quản lý cần phải giải thích rõ ràng về sự quan trọng của việc đến đúng giờ trong công việc và đề xuất cách để nhân viên tránh tái diễn hành động tương tự trong tương lai. Ví dụ:
- B: Chào A, tôi muốn trò chuyện với bạn về việc bạn thường vào họp muộn và ảnh hưởng đến tiến độ của cuộc họp. Tôi cảm thấy rất khó khăn khi phải chờ đợi bạn đến để bắt đầu cuộc họp và thậm chí là phải dừng lại để chờ bạn kịp thời. Bạn có thể giải thích cho tôi tại sao bạn thường vào họp muộn?
- A: Xin lỗi về vấn đề này, tôi thường bận rộn với nhiều việc và quên giờ họp.
- B: Tôi hiểu điều đó, nhưng thật sự rất khó khăn cho chúng ta cần phải chờ đợi bạn. Tôi muốn đưa ra feedback để bạn hiểu rằng thói quen của bạn ảnh hưởng đến tiến độ cuộc họp và tác động đến các thành viên khác trong nhóm. Tôi mong bạn có thể cố gắng đến đúng giờ hơn vào các cuộc họp trong tương lai.
- Sử dụng Feedforward: Người quản lý có thể cung cấp feedforward bằng cách giúp nhân viên lập kế hoạch và đề xuất các hoạt động để tránh tái diễn hành động đến muộn trong tương lai. Người quản lý có thể đưa ra một số lời khuyên và hướng dẫn cụ thể để nhân viên có thể đến đúng giờ trong tương lai, bao gồm sử dụng đồng hồ báo thức, lên kế hoạch đến trước 15 phút hoặc đặt một lịch hẹn nhắc nhở. Ví dụ:
- B: Chào A, Tôi hiểu rằng đôi khi bạn gặp vấn đề cá nhân và không thể đến đúng giờ trong công việc. Tôi muốn giúp bạn tránh tái diễn tình huống này trong tương lai. Bạn có thể đưa ra một số kế hoạch để đến đúng giờ trong tương lai?
- A: Vâng, tôi sẽ cố gắng để đến đúng giờ hơn vào các cuộc họp.
- B: Ngoài việc cố gắng đến đúng giờ, bạn có thể sử dụng một số phương pháp khác như sử dụng đồng hồ báo thức để nhắc nhở mình về thời gian hoặc lên kế hoạch đến trước 15 phút để đảm bảo bạn sẽ không bị đến muộn .Bạn cũng nên tận dụng triệt để các công cụ mà công ty đang cung cấp như rakumo calendar, slack… để lên kế hoạch và đặt các lịch hẹn nhắc nhở.. Tôi tin rằng nếu bạn có một kế hoạch cụ thể, bạn sẽ có thể giảm thiểu việc vào họp muộn.
Tình huống 3: Dũng là 1 nhân viên mới trong công ty. Anh ấy đang thực hiện một dự án nhưng tiến độ của dự án bị chậm và khiến công ty bị khách hàng trách móc
- Sử dụng feedback:
- Quản lý: Chào Dũng, tôi đã nhận thấy rằng tiến độ của dự án mà bạn đang làm chậm hơn kế hoạch đã đề ra, và điều này đã gây ảnh hưởng đến độ hài lòng của khách hàng. Tôi muốn thảo luận với bạn về vấn đề này và cung cấp cho bạn một số feedback để giúp bạn cải thiện tình hình.
- Dũng: Vâng, tôi rất cảm ơn vì đã thông báo với tôi về vấn đề này. Tôi sẽ cố gắng cải thiện tình hình.
- Quản lý: Tôi nhận thấy rằng bạn có thể cần cải thiện khả năng quản lý thời gian của mình và phân bổ thời gian hiệu quả hơn. Bạn cũng có thể cần phải xác định lại các mục tiêu cụ thể và kế hoạch chi tiết để đạt được tiến độ. Tôi muốn đề xuất rằng bạn cần phải tăng cường giao tiếp và liên lạc thường xuyên với đồng nghiệp và khách hàng để đảm bảo rằng các mục tiêu được đề ra được thực hiện đúng thời gian.
- Dũng: Tôi hiểu và sẽ cố gắng áp dụng những gì bạn đã nói để cải thiện tình hình. Cảm ơn bạn đã feedback cho tôi.
- Sử dụng feedforward
-
- Quản lý: Chào Dũng, tôi muốn nói chuyện với bạn về tiến độ dự án mà bạn đang thực hiện. Tôi biết rằng bạn đang gặp khó khăn và tôi muốn cung cấp một số feedforward để giúp bạn tiến bộ trong dự án.
- Dũng: Cảm ơn anh/chị.
- Quản lý: Thứ nhất, hãy xem lại lịch trình của bạn và đảm bảo rằng nó là hợp lý và đáp ứng được yêu cầu của khách hàng. Nếu cần, bạn có thể điều chỉnh lịch trình để giúp bạn đạt được tiến độ dự án.Thứ hai, hãy đánh giá lại các nguồn lực mà bạn đang sử dụng để thực hiện dự án. Nếu cần, hãy tìm kiếm thêm nguồn lực hoặc sử dụng chúng hiệu quả hơn để giúp bạn hoàn thành dự án. Cuối cùng, hãy xem xét lại kế hoạch làm việc của bạn. Nếu cần, hãy tìm cách làm việc hiệu quả hơn để tiết kiệm thời gian và giúp bạn đạt được mục tiêu dự án.
- Dũng: Cảm ơn anh/chị, tôi sẽ làm theo các lời khuyên của anh/chị và cố gắng hoàn thành dự án đúng thời hạn.
Như vậy, trong cùng một tình huống, feedback được sử dụng để giải quyết vấn đề đã xảy ra trong quá khứ và giải thích vì sao những dự án của Dũng không được suôn sẻ như kế hoạch. Trong khi đó, quản lý cung cấp feedforward cho Dũng bằng cách đề xuất một số cách để giúp Dũng đạt được tiến độ dự án. So với feedback, feedforward tập trung vào việc cung cấp các gợi ý và lời khuyên cho những cải tiến tương lai, thay vì đưa ra đánh giá về hành động đã thực hiện trong quá khứ.
Kết luận
Với những điểm tương đồng và khác biệt giữa Feedback và Feedforward đã được đề cập, chúng ta có thể thấy rõ rằng cả hai đều đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển bản thân và cải thiện kết quả công việc. Nhưng vấn đề đặt ra là loại nào nên được sử dụng? Để giải quyết câu hỏi này, trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về ưu khuyết điểm của từng loại, đồng thời đưa ra những lời khuyên để có thể sử dụng một cách hiệu quả nhất. Hãy cùng đón đọc phần 2 của bài viết để có thể áp dụng những kiến thức mới và phát triển bản thân tốt hơn trong công việc.
Tác giả: Liên Nguyễn
